Política de sistema interna de información

I. INTRODUCCIÓN

Un Canal Interno de Información es una herramienta cuyo objeto es ser una vía de comunicación a través de la cual empleados, colaboradores, proveedores, etc. podrán enviar comunicaciones o informar sobre riesgos o sospechas de conductas irregulares e incumplimientos normativos.

De este modo, el órgano responsable las investigará y, en su caso, adoptará las medidas preventivas, correctivas o sancionadoras oportunas.

Por ello, para mejorar la comunicación y gestión de GASOLEOS SANCHEZ Y MURCIA, S.L., así como facilitar y alentar la comunicación de irregularidades, hemos creado el Canal Interno de Información Centinela, puesto al servicio de todas las personas trabajadoras en GASOLEOS SANCHEZ Y MURCIA, S.L. y terceros relacionados con la empresa, a través del cual es posible informar de cualquier negligencia profesional y conducta ilícita y/o irregular contraria a la ética que se produzca en el lugar de trabajo.

El objetivo final que se persigue es fomentar una cultura de transparencia, confianza, integridad y rendición de cuentas. En definitiva, la realización de la actividad de GASOLEOS SANCHEZ Y MURCIA, S.L. en un entorno ético y de respeto a la normativa externa e interna.

II. ÁMBITO DE APLICACIÓN

De acuerdo con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra corrupción, podrán hacer uso de esta herramienta las siguientes personas:

– Personal de GASOLEOS SANCHEZ Y MURCIA, S.L.

– Personal externo como consultores, proveedores, autónomos, becarios, etc.

– Personas jurídicas con las que la organización ha establecido o planea establecer alguna relación de negocios, incluidos clientes, consumidores, contratistas, consultores, subcontratistas, proveedores, vendedores, asesores, agentes, distribuidores, representantes, intermediarios, inversores, socios de empresas conjuntas, socios de consorcios, proveedores de subcontratación, alianzas empresariales, etc.

– Representantes sindicales.

– Cualquier otra persona que haya desempeñado o vaya a desempeñar cualquiera de los cargos establecidos en este apartado.

III. GESTIÓN DEL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN

Se establece un Canal interno para comunicar hechos o revelar las informaciones correspondientes a conductas irregulares que pudieran producirse en el seno de la Organización. Dicho canal se encuentra disponible en este link. Click aquí

 El Canal será accesible, visible y seguro, proporcionando así confianza a la persona que quisiera hacer uso del mismo para revelar alguna conducta irregular.

La gestión del Canal Interno de Información será operada por Responsable de Recursos Humanos y Jurídico de GASOLEOS SANCHEZ Y MURCIA, S.L.

Con carácter trimestral se elaborará un informe de seguimiento de la actividad del Canal Interno de Información, que recogerá un resumen de los hechos sobre los que versa la información se hubiera recibido. mensual, se elaborará un informe que resumirá la actividad del Canal en el ejercicio. La información contenida en estos informes no contendrá información sobre la identidad de las partes que hayan intervenido en las denuncias o revelaciones de irregularidades.

La información recibida en el Canal se evaluará teniendo en cuenta determinados aspectos o factores que contribuyan a determinar la gravedad del asunto comunicado.

En base a ello, se propondrá el tratamiento para llevar a cabo la investigación de los hechos, que respetará en todo momento la imparcialidad con todas las partes implicadas, tales como la unidad de negocio o departamento, al informante y el honor de las personas implicadas en el hecho sobre el que se informa. En esta fase se contará con los recursos adecuados, incluyéndose a tal efecto, expertos en la materia de la que se trate.

La gestión finalizará, ya se haya detectado o no alguna irregularidad, con una conclusión en la que podrá establecer o no la necesidad de adoptar alguna acción que dé respuesta al hecho comunicado.

IV. CONDUCTAS QUE SE PUEDEN COMUNICAR EN EL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN

Para estar alineados con la Ley 2/2023, a continuación, recogemos un listado de conductas sobre las que se puede comunicar un hecho a través del Canal Interno de Información. Infracciones relacionadas con:

  1. La contratación pública
  2. Servicios, productos y mercados financieros
  3. Blanqueo de capitales o financiación del terrorismo
  4. Seguridad y conformidad de los productos comercializados
  5. Seguridad del transporte
  6. La protección del medio ambiente
  7. La protección frente a radiaciones y seguridad nuclear
  8. La seguridad de los alimentos y los piensos, la sanidad animal y bienestar de los animales
  9. La salud pública
  10. La protección de los consumidores
  11. La protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información
  12. Los intereses financieros de la Unión y mercado interior
  13. La corrupción pública o privada
  14. El acoso laboral o sexual
    1. Acoso Laboral
    2. Acoso Sexual
    3. Acoso por razón de sexo
    4. Ciberacoso
  15. La propiedad industrial o intelectual
  16. La libre competencia
  17. Subvenciones, Hacienda Pública o Seguridad Social
  18. La integridad moral o los Derechos Humanos
  19. Cohecho
  20. Tráfico de influencias
  21. Conflictos de intereses
  22. Prevención de riesgos laborales
  23. Otras infracciones penales
  24. Otras infracciones administrativas graves o muy graves

Conviene tener en cuenta que, las irregularidades o el daño resultante de las mismas pueden haber ocurrido en un momento anterior, estar sucediendo en la actualidad o ir a pasar en el futuro.

V. MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Para garantizar la confidencialidad y seguridad de los hechos informados, la gestión se realizará a través de la página web con el link:

https://gsym.net/canal-de-denuncias/

 

VI. REQUISITOS DE LOS HECHOS INFORMADOS A TRAVÉS DEL CANAL

La información que se registra a través del Canal Interno deberá contener los siguientes requisitos mínimos:

  1. En caso de que no sea anónima, deberá incluir nombre y apellidos del informante y datos de contacto (correo electrónico y/o teléfono).
  2. Identificación del responsable de la irregularidad: datos de identificación, puesto que ocupa en la empresa, si hay varios departamentos o personas implicadas.
  3. Conducta o irregularidad sobre la que se informa: descripción de las circunstancias de la irregularidad, dando respuesta a cuestiones como en qué consiste, cuando ocurrió, etc.

En caso de que fuera posible, se deberán adjuntar documentos o evidencias de los hechos registrados, especialmente cuando es anónima.

VII. PRINCIPIOS Y GARANTÍAS DEL INFORMADOR

El procedimiento de actuación se regirá por los siguientes principios y garantías, que deberán ser observados en todo momento:

– Garantía de confidencialidad y protección de la intimidad de las personas implicadas, garantizando en todo caso la preservación de la identidad y circunstancias personales de las partes.

– Prioridad y tramitación urgente.

VIII. FASES DEL PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN E INVESTIGACIÓN DE UNA INFORMACIÓN PRESENTADA A TRAVÉS DEL CANAL

– Investigación exhaustiva de los hechos y resolución de la misma.

– Garantía de actuación adoptando las medidas necesarias, incluidas, en su caso, las de carácter disciplinario.

– Indemnidad frente a represalias.

– Garantía de que la persona informante pueda seguir en su puesto de trabajo en las mismas condiciones, si esa es su voluntad.

Por su parte, el informante tiene como deber actuar de buena fe e informar sobre la base de hechos ciertos que conozca.

IX. DERECHOS DE LA PERSONA SOBRE LA QUE VERSA LA INFORMACIÓN

» Derecho a que se le comunique en el tiempo más breve posible que se encuentra inmerso en un proceso de investigación, fruto de una información interna presentada contra él o contra su actuación a través del Canal.

La citada comunicación tendrá el contenido mínimo siguiente:

– Los hechos informados

– Los derechos que le asisten

– El procedimiento de trámite

» Derecho de acceso a los datos registrados, excepto la identidad del informante y la de otras personas afectadas por el expediente, y derecho de rectificación de los datos personales que sean inexactos o incompletos.

» Presunción de Inocencia. Podrá aportar la documentación e información que considere necesaria para acreditar su inocencia.

» Derecho a que se le informe de la resolución, sobreseimiento o archivo de la denuncia, en su caso.

X. FASES DEL PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN E INVESTIGACIÓN DE UNA INFORMACIÓN PRESENTADA A TRAVÉS DEL CANAL

Fase De Comunicación

Se ha habilitado un link en la Intranet y en la página web de GASOLEOS SANCHEZ Y MURCIA, S.L. para acceder al Formulario del Canal Interno de Información. La información recibida en dicho Canal será gestionada de forma unipersonal por el responsable del Canal.

La información recogida en dicho formulario incluye las siguientes referencias:

  1. Relación del informante con la organización
  2. Tipología de conducta a comunicar
  3. Si la comunicación no es anónima: Nombre y apellidos del informante y datos de contacto (correo electrónico, teléfono).
  4. Descripción de la infracción, donde se deberán describir de manera concreta y precisa los hechos, la Compañía o área afectada, la fecha o período de comisión y los posibles sujetos responsables. Asimismo, el informante podrá acompañar las evidencias de que disponga.

Todas las solicitudes o comunicaciones se tratarán de forma confidencial.

Se garantizará la seguridad del Canal Interno de Información y el correcto registro de las comunicaciones recibidas.

Fase De Análisis

Recepción y Admisión de las comunicaciones

El gestor del Canal Interno de Información dispone de 7 días naturales, desde que se recibe y registra la información, para acusar recibo de la misma a través de la dirección de correo electrónico facilitada como dato de contacto. En caso de que la comunicación fuera anónima, el seguimiento se hará a través del link generado a tal efecto.

A continuación, se establece un plazo máximo de 5 días naturales desde la recepción de la comunicación para su análisis con objeto de determinar si es admitida para su tramitación y gestión.

Causas para no admitir un hecho informado en el Canal:

– Cuando el contenido de la información no sea constitutivo de una infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito material de aplicación de la Ley 2/2023, ni sea contrario a los principios y valores definidos en el Código Ético de GASOLEOS SANCHEZ Y MURCIA, S.L.

– Los hechos informados son manifiestamente infundados, o no están debidamente acreditados, o carecen de toda verosimilitud.

– Se describen los hechos de forma genérica, imprecisa o inconcreta. En este caso, antes de inadmitir una información por esta causa, el responsable del Canal Interno de Información comunicará al informante las deficiencias de su registro y le otorgará un plazo de 5 días naturales a fin de que aclare, precise o concrete debidamente los hechos a que se refiera.

De no subsanarse tales deficiencias en el citado plazo, se procederá a la inadmisión definitiva.

En todo supuesto de inadmisión, se informará al informante por escrito y en la dirección de contacto por él facilitada de la decisión de inadmisión. En cualquier caso, se permitirá:

  1. O bien que el informante acepte la inadmisión o que no conteste a la misma, en cuyo caso se archiva la denuncia.
  2. o bien que el informante no acepte y presente alegaciones a través del Canal.

A modo de facilitar el análisis de las informaciones recibidas a través del Canal Interno, se establecen los siguientes aspectos a tener en cuenta para considerar la importancia de las mismas:

– Número de personas o Departamentos afectados

– Cuantía asociada al hecho informado

– Impacto para la continuidad del negocio

– Daño a la imagen y reputación de la Organización

– Incumplimiento de la legislación

– Posible responsabilidad penal derivada del hecho informado

Apertura del expediente

Si tras el análisis de los hechos contenidos en la comunicación, el responsable del Canal Interno considera que concurren indicios razonables de la existencia de infracciones, acordará la apertura de expediente y el inicio de la correspondiente investigación interna.

Es conveniente valorar en este momento, si de forma paralela, se han de adoptar medidas adicionales urgentes para no poner en riesgo el desarrollo de la investigación, o bien para proteger al interesado.

Fase De Investigación

Investigación interna de la Comunicación

En esta fase el responsable del Canal o los terceros específicamente designados para colaborar en la investigación, podrán recabar la información y documentación que consideren oportunas con el objetivo de determinar la certeza o verosimilitud de los hechos o indicios comunicados.

Se establece un plazo máximo para la realización de la investigación de tres meses desde la admisión de la información registrada en el Canal. Dicho plazo podrá ser prorrogado por otro de igual duración en aquellos casos en los que los hechos investigados sean complejos, o se exija de especiales conocimientos técnicos, contables o informáticos, así como en los casos de acumulación de hechos informados a través del Canal.

El responsable del Canal Interno o los terceros específicamente designados realizará un informe sobre el contenido del hecho comunicado en el que se recogerán las siguientes conclusiones:

– Infracciones detectadas

– Posibles responsables

– Riesgos definidos

– Controles establecidos

– Cuantificación de pérdida

– Planes de acción

– Alegaciones de la/s persona/s implicada/s, a quien se le otorgará un plazo razonable y suficiente, y no inferior a 10 días hábiles, a fin de que pueda hacer alegaciones y aportar las evidencias que entienda oportunas.

El informe deberá ir referenciado a las pruebas o evidencias que en su caso existan o a la ausencia de ellas y será remitido a la Responsable de Recursos Humanos y Jurídico de GASOLEOS SANCHEZ Y MURCIA, S.L..

Información y trámite de audiencia

Las personas sobre las que versa la información deben ser informadas, siempre que el procedimiento lo permita y no obstaculice la correcta investigación de los hechos comunicados.

Mediante este trámite de audiencia se garantizará el derecho del informante y de la persona implicada a plantear por escrito los argumentos, alegaciones y pruebas.

Fase De Resolución

Conclusiones y propuesta de resolución de la investigación

Con base en las conclusiones alcanzadas durante la investigación interna habrá que elaborar un informe y proponer la resolución del expediente con el siguiente contenido mínimo:

– Breve descripción de la investigación

– Hechos probados por la investigación

– Conclusiones, que podrán comprender, según el caso:

  • la declaración de la existencia del incumplimiento, en cuyo caso, la propuesta de medidas a adoptar, o
  • el archivo del caso, en el supuesto de que se concluya que no ha existido incumplimiento alguno.

– Garantías adicionales, tales como indicar a qué personas o responsables de Departamento se propone comunicar el contenido de la resolución.

Resolución de la investigación

Corresponderá al órgano designado, y se comunicará a los interesados afectados y aquellas personas o responsables de Departamentos que deban ejecutar la resolución.

El responsable del Canal o los terceros específicamente designados realizarán el informe de las conclusiones de la investigación, informando a los departamentos de GASOLEOS SANCHEZ Y MURCIA, S.L. relacionados con los hechos (director correspondiente del área afectada) y a la dirección de RRHH, con el objeto de iniciar la implementación de las acciones correspondientes a raíz de las conclusiones del estudio realizado.

En caso de que no hubiera indicios de infracción se registrarán los argumentos que avalan dicha resolución y se comunicará al informante, que podrá presentar alegaciones a través del Canal Interno de Información. En caso de no hacerlo o no contestar se dará por finalizado el proceso.

En caso de que haya indicios de infracción susceptible de ser constitutiva de delito, el responsable del Canal podrá, a su criterio, no informar al director correspondiente, y directamente elevar dicho informe al Comité de Dirección, Presidencia y/o Consejo de Administración de GASOLEOS SANCHEZ Y MURCIA, S.L.. Sin perjuicio de lo anterior, en el supuesto previsto en este párrafo, se remitirá la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

Se comunicará por escrito mediante un correo electrónico el resultado de la investigación a la persona informante, así como a las personas implicadas en los hechos.

Conservación, custodia y archivo de la información

El Responsable del Canal Interno de Información mantendrá un libro-registro actualizado de todas las informaciones recibidas, así como de las investigaciones internas llevadas a cabo y de las medidas adoptadas. Solo el Responsable del Sistema y, en su caso, el tercero autorizado podrá tener acceso a dicho libro-registro.

El libro-registro se mantendrá actualizado en todo momento, y contendrá, al menos, los siguientes datos:

– Fecha de recepción de la información.

– Medio a través del cual se ha recibido la información.

– Datos de la persona implicada y del informante, en su caso.

– Resumen de la naturaleza del hecho informado y de los hechos sobre los que se aprecie una infracción.

– Fechas de información a la persona implicada y al informante.

– Documentación utilizada en la investigación de la información registrada en el Canal Interno.

– Estado de la investigación.

Los datos de carácter personal obtenidos en el marco de la investigación interna serán suprimidos cuando dejen de ser necesarios y pertinentes y, en todo caso, en el plazo máximo de TRES (3) meses desde que se registre la información, salvo que la investigación siga en curso. En ningún caso, se podrán conservar dichos datos personales por un periodo superior a DIEZ (10) años desde el momento en que se produjo el registro/recepción de la información.

Los datos personales que no sean necesarios para la comprobación e investigación de los hechos sobre los que versa la información serán suprimidos de forma inmediata, en caso de que haya sido recopilados. Lo anterior rige sin perjuicio de que la autoridad competente acuerde su conservación.

XI. EVALUACIÓN

Finalmente, se elaborará, con periodicidad mensual, en el mes de enero, un informe para el José Luis López Collado con los datos registrados del ejercicio (enero – diciembre): número de comunicaciones recibidas, su contenido, acciones realizadas, tiempos de resolución. En este informe se omitirá la identidad del informante, de las personas implicadas en los hechos, así como de los intervinientes en el procedimiento de cada expediente. Se considerará cómo se puede utilizar para el aprendizaje organizacional: mejoras en controles, políticas, procedimientos, etc.

XII. PLAZOS

Fase De Comunicación 

Acuse de recibo 7 días -naturales desde la comunicación
Informar al Compliance Officer 3 días naturales desde la comunicación

 

Fase De Análisis 

Admisión de la información 5 días naturales desde la recepción de la información
Comunicación al informante 3 días naturales desde la decisión de admisión
Subsanación de deficiencias en la información 5 días naturales desde la comunicación de dichas deficiencias al informante
Comunicación a la persona afectada Tan pronto se determine que la información es verosímil y se admita a trámite

 

Fase De Investigación 

Informe de la investigación 3 meses desde la admisión de la información (posible prolongación en caso de mayor complejidad)
Alegaciones de la persona afectada 10 días naturales desde la comunicación del resultado de la investigación

 

Fase De Resolución 

Resolución del expediente 1 mes desde la finalización de la investigación
Informar a la empresa de la resolución 3 días naturales desde la resolución de expediente
Eliminación de datos personales obtenidos en la investigación 3 meses desde que se registre la comunicación, salvo casos excepcionales

 

Los plazos indicados pueden sufrir alteraciones en función de cómo evolucionen los acontecimientos y la investigación. En caso de que existiera alguna demora por causa justificada, se comunicará al informante con el fin de llevar a cabo una actualización de los plazos.

 

XIII. PROCESO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN RECIBIDA EN EL CANAL INTERNO